KEARSIPAN

KEARSIPAN

SISTEM PENYIMPANAN ARSIP (SUBJECTICAL FILILING SYSTEM)

v  Sistem subjek (subjectical fililing system)

     Sistem subjek adalah cara penyimpan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pergelompokan nama masalah atau subjek pada isi surat. Isi dokumen atau surat  sering disebut permasalahan,dan pokok surat atau subjek.pengolahan arsip system pokok masalah adalah tata cara penyimpanan dan penemuan kembali arsip (arsip surat masuk atau arsip surat keluar).

v  Kelebihan dan kekurangan system subjek

      Sistem subjek merupakan suatu  system penataan dan penyimpanan arsip berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang  berhubungan dengan perusahaan atau organisasiyang menggunakan system ini.

v  Kelebihan system subjek

     Adapun kelebihan system subjek antara lain:

1). Apabila perihalnya sudah diketahui, maka mudah untuk menemukan kembali suratnya.

2).Mudah dikembangkan sesuai dengan kebutuhan.

v  Kekurangan system subjek

     Adapun kekurangan system subjek

1).Sulit mengklasifikasinnya karena terdapat beraneka ragam masalah yang hampir sama,padahal berbeda satu sama lainya.

2).Kurang cocok untuk bermacam jenis surat.

v  Menyiapkan peralatan dan perlengkapan

Ø  Filling cabinet     : Tempat penyimpahan surat yang disesuaikan dengan kebutuhan.

Ø  Guide                  : Banyaknya guide ditetapkan sebelum penataan surat-surat.

Ø  Map atau forder  : Jumlah map atau forder disesuaikan sebanyak kelompok

                            Submasalah.

Ø  Rak sortir            : Jumlah rak disesuaikan dengan pembagian pokok maslah utama  

                            surat               

Ø  Kartu indeks       : Digunakan untuk menemukan kembali surat atau arsip yang

                            Disimpan.

v  Keterangan cara mengisi kartu indeks:

ØKolom titik-titik di sebelah kakan atas kartu indeks diisi kode nama pengirim untuk suratmasuk atau nama yang dikirim surat untuk surat keluar.

ØKolom caption atau judul diisi nama pengirim (untuk surat masuk) atau nama                            yang kita kirimi surat (untuk surat keluar).

Ø Kolom tanggal   :  Diisi tanggal suratnya.

Ø Kolom nomor    :  Diisi nomor suratnya dari lembaga atau ditunjukan untuk lembaga.

Ø Kolom hal          :  Diisi perihal suratnya.

Ø Kolom kode       :  Diisi kode penyimpanan.misalnya surat masuk perihalnya

                            Mengenal penerimaan pegawai maka diberi kode KP.00.2.

v  Prosedur penyimpanan

 Adapun prosedur penyimpanan arsip system subjek,sebagai berikut:

Ø  Memeriksa berkas.

Berkas atau surat yang disimpan diperiksa untuk memastikan apakah arsip sudah selesai diproses atau belum.

Ø  Mengindeks

Mengindeks dalam system subjek,artinya menentukan permasalahan surat dan mencocokkan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat.

Ø  Mengode

Menuliskan kode pada surat sesuai dengan klasifikasi subjek. Jika daftar klasifikasi subjek menggunakan kode berupa huruf atau angka.

Ø  Meyontir

Surat-surat yang mempunyai kode yang sama dikelompokkan menjadi satu,apabila surat hanya satu tidak perlu disortir.

Ø  Menepatkan surat

Surat-surat ditempatkan sesuai dengan kode surat dan kode tempat penyimpanan. Dalam system subjek pengelompokan arsip atau dokumen berdasarkan subjek atau
pokok masalah.

v  Prosedur penyusunannya,sebagai berikut:

Ø  Mula-mula sebuah map gantung diberi label personalia.semua surat yang subjeknya personalia disimpan dimap.Map tersebut berfungsi sebagai map campuran, dengan label map terletak pada posisi pertama.

Ø    Bila kelompok subjek penerimaan yang ada di map campuran tersebut sudah berjumlah
    lima surat, maka surat-surat itu dikelluarkan dan disimpan dalam map tersendiri dengan label “PENERIMAAN”. Labelnya ditempatkan pada posisi kedua.

Ø  Bila surat sarjana sudah berjumlah lima surat, maka surat-suratnya dikeluarkan dan disimpan dalam map tersendiri dengan label “SARJANA”. Label tersebut ditempatkan pada label ketiga.

Ø  Bila surat mengenal sarjana pertanian, misalnya sudah berjumlah lima maka surat itu pun dikeluarkan dan disimpan dalam map dengan label”PERTANIAN”.Label tersebut ditempatkan pada posisi keempat.

Ø  Sekarang surat-surat personalia akan berada kelompok map yang disusun berurutan mulai dari map dengan table personalia,penerimaan,sarjana,pertaniaan.

v  Prosedur penemuan kembali

Langkah-langkah menemukan kembali arsip dalam system sabjek,sebagai berikut:

Ø Tentukan subjek dari surat yang dicari.

ØMenentukan indeks subjek surat kemudian diindeks dengan cara mencocokkan subjek surat dengan daftar klasifikasi subjek.

Ø Menentukan kode surat.

Ø Mencari arsip pada tempat penyimpanan

Ø Mengambil arsip jika arsip memang benar arsip yang dicari.

ØMemberikan arsip kepada peminjam.

ØMenyimpan lembar kerja arsip(lembar 3) pada tickler file.